Prípadová štúdia: Informačný systém pre sledovanie odpracovaného času (ISSOČ).

Štatistický úrad Slovenskej republiky (ŠÚ SR) optimalizuje fungovanie organizačných zložiek, zefektívňuje plánovanie, alokáciu zdrojov a vyčísľovanie nákladov na projekty.

Situácia

Štatistický úrad SR je ústredný orgán štátnej správy zabezpečujúci úlohy štátnej štatistiky na území SR prostredníctvom svojich vnútorných organizačných zložiek v Bratislave, Trnave, Nitre, Trenčíne, Žiline, Banskej Bystrici, Košiciach a Prešove. Okrem úloh štátnej štatistiky plní ŠÚ SR špecifické úlohy v rámci projektov financovaných EÚ a v oblasti prípravy volieb a referend a spracovaní ich výsledkov. Plnenie úloh úradu vymedzených zákonom o štátnej štatistike zabezpečuje 1100 pracovníkov, ktorí na svoju prácu využívajú rozsiahlu škálu hardvérových a softvérových prostriedkov.

Pred spustením ISSOČ do ostrej prevádzky nemalo vedenie ŠÚ SR presné a objektívne podklady o počte odpracovaných hodín na jednotlivých projektoch či vykonávaných pracovných činnostiach a tak mzdové náklady na jednotlivé projekty (tvoriace až 70% celkových nákladov) boli len odhadované. Navyše, nadriadení zamestnanci nemali prehľad o vyťaženosti svojich podriadených, resp. o pracovnom čase venovanom jednotlivým projektom či pracovným činnostiam, čo znemožňovalo efektívne plánovanie a alokovanie zdrojov. Proces vyčísľovania a vykazovania nákladov na projekty financované z EÚ bol zbytočne pracný a nie plne transparentný.

Obchodné ciele

Cieľom Informačného systému na sledovanie odpracovaného času (ISSOČ) bolo poskytnúť manažérom Štatistického úradu SR (ŠÚ SR) nástroj na sledovanie efektivity výkonov v oblasti ich pôsobenia a umožniť im cielene zamerať úsilie na znižovanie (resp. až elimináciu) nákladov na neefektívne (hodnotu nepridávajúce) činnosti. Strategickým zámerom bolo maximalizovať tvorbu a šírenie štatistických produktov a služieb v zmysle potrieb zákazníkov pri efektívne alokovanom objeme zdrojov. Navyše mal ISSOČ umožniť ŠÚ SR porovnať efektívnosť práce so štatistickými úradmi iných krajín, rozdiely v efektivite krajských stredísk ako aj jednotlivých zamestnancov.

Vízia ISSOČ: „Za pomoci informačných technológií umožniť sledovať a vyhodnocovať odpracovaný čas zamestnancami ŠÚ SR a podporiť strategické rozhodovanie vyššieho manažmentu, podporiť operatívne a personálne riadenie nižšieho manažmentu a taktiež podporiť dôveryhodné, transparentné a efektívne vykazovanie práce.“

Riešenie

Systém ISSOČ vychádza z dát poskovaných dochádzkovým systémom (DS) doplnených o údaje z personálneho systému (PS). Z DS sa preberajú informácie o dochádzke ako aj jednotlivé úseky neprítomnosti. Zamestnanci pomocou ISSOČ vykazujú odpracovaný čas na projektoch a pracovných činnostiach v nadväznosti na exaktné informácie z DS. ISSOČ v reálnom čase kontroluje správnosť výkazov voči DS a validuje obmedzenia pre vykazovanie prác na projektoch financovaných EÚ.

Jednotlivé výkazy následne schvaľujú priami nadriadení, resp. vedúci projektov. Na tieto úkony sú im poskytnuté viaceré preddefinované výstupné zostavy a nastavenia dátových prehľadov.

Zamestnanci zodpovední za administratívu projektov podporených zo strany EÚ dnes disponujú transparentnými údajmi a výrazne zvýšili efektívnosť svojej práce vďaka generovaniu výkazov požadovaných inštitúciami EÚ.

Po schválení prebehnú prepočty pred vstupom relevantných údajov do manažérskeho informačného systému (MIS).

Samozrejmosťou je obmedzenie funkcionality a oblastí údajov podľa oprávnení používateľov. Systém uchováva historické verzie záznamov a tak umožňuje prezerať aj výkazy činností za minulé obdobia bez ohľadu na zmeny v hierarchickej štruktúre úradu či vedúcich pracovníkov.

Vzhľadom na relatívne náročnú integračnú funkcionalitu v projekte a vysokú interaktivitu 1100 zamestnancov boli kladené vysoké požiadavky na používateľskú zrozumiteľnosť a jednoduchosť pri zachovaní čo najvyšších funkčných možností.

Prínosy

• Transparentné vykazovanie odpracovaného času všetkými zamestnancami kontrolované oproti exaktným údajom z dochádzkovému systému,
• Zefektívnenie získavania prierezových informácií a umožnenie kontroly vykázaného času na konkrétne projekty, činnosti, zamestnancov, útvary a nákladové strediská,
• Presné vyčísľovanie mzdových nákladov na projekty a pracovné činnosti, útvary a nákladové strediská,
• Objektívne podklady pre vydanie rozhodnutí na strategickej úrovni pre skvalitnenie alokácie zdrojov na projekty a zefektívnenie využívania ľudských zdrojov.

Zavedením evidencie využívania pracovného času na projekty a činnosti vykonávané zamestnancami ŠÚ SR bude pripravená údajová základňa rozhodujúcich nákladov (t.j. osobných nákladov) ako základný stavebný kameň kontrolingového systému ŠÚ SR.Tento predstavuje dôležitý vstup do pripravovaného manažérskeho informačného systému ŠÚ SR.Ing. Csaba Tarczi, riaditeľ odboru IT